Zmiany w sposobie pracy sprawiają, że dokumentacja coraz częściej działa równocześnie w wersji papierowej i elektronicznej. Pracownicy otrzymują pliki od klientów, zapisują ustalenia po spotkaniach, przygotowują kolejne wersje umów i przekazują dokumenty między działami. W takim środowisku problemem staje się nie tylko liczba uskładanych materiałów, niemniej jednak też zachowanie powiązań między nimi.

Pojedynczy plik może być częścią większej sprawy, a jego tekst bez dodatkowego kontekstu bywa trudna do właściwej interpretacji. Program do zarządzania dokumentami umożliwia przypisywanie plików do określonych procesów oraz przechowywanie informacji o ich pochodzeniu, dacie wykonania i osobach odpowiedzialnych za obsługę. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania trzeba jednak uwzględnić codzienne przyzwyczajenia użytkowników. O ile zapisanie dokumentu wymaga wypełnienia wielu pól, część osób może pomijać niektóre informacje albo odkładać rejestrację na późniejszy czas. Zbyt intuicyjny formularz również ma ograniczenia, ponieważ nie pozwala odróżnić dokumentów o podobnych nazwach. Zakres wymaganych danych powinien więc odpowiadać rzeczywistym potrzebom, a nie jedynie założeniom przyjętym na etapie projektowania.

Ważną częścią organizacji dokumentacji jest zobowiązanie, w jaki sposób informacje przechodzą między kolejnymi etapami pracy. Dokument może zostać przygotowany przez jedną osobę, sprawdzony przez drugą, a następnie zatwierdzony przez osobę uprawnioną do podjęcia decyzji. Na każdym z tych etapów mogą pojawić się poprawki, sugestie lub dodatkowe załączniki. Bez jasnych reguł łatwo pomylić wersję roboczą z zatwierdzoną albo nie zauważyć przemian wprowadzonych po wcześniejszej akceptacji. Administrowanie dokumentami i archiwizacja powinny zatem uwzględniać historię przeróbek, status dokumentu a także zasady przekazywania odpowiedzialności. Przydatne jest również określenie, które czynności wymagają potwierdzenia i kiedy trzeba ponownie skierować plik do sprawdzenia. Nie każdy dokument musi przechodzić przez podobny proces. Prosta notatka wewnętrzna może wymagać wyłącznie zapisania, podczas gdy umowa albo dokument finansowy może podlegać kilku etapom testom. Rozróżnienie tych przypadków daje możliwość uniknąć sytuacji, w której drobne sprawy są obsługiwane z taką samą liczbą formalności jak dokumenty o większym znaczeniu. Powinno się też pamiętać, że automatyczne powiadomienie o oczekującym zadaniu nie zastępuje jasno określonej odpowiedzialności za jego wykonanie.

Osobnego podejścia wymaga dokumentacja przechowywana przez sporo lat. W starszych zbiorach mogą znajdować się pliki zapisane w formatach, których obsługa z zdarza się, że staje się trudniejsza, oraz dokumenty pozbawione opisów ułatwiających ich identyfikację. Przy przenoszeniu takich materiałów do nowego środowiska należy sprawdzić, czy zachowano kompletność danych, strukturę folderów i powiązania z prowadzonymi sprawami. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować materiały według ustalonych kryteriów a także umożliwiać wyszukiwanie na podstawie opisów albo treści plików. Efekt wyszukiwania zależy jednakże od jakości danych wejściowych. Jeżeli już data została błędnie przypisana albo numer sprawy zawiera literówkę, dokument może nie pojawić się na liście wyników. W sytuacji skanów znaczenie ma też jakość obrazu oraz poprawność rozpoznawania tekstu. Dlatego migracja dokumentacji powinna obejmować kontrolę próbek, wykrywanie brakujących plików i sprawdzanie, czy dokumenty można prawidłowo otworzyć. Przy dużych zasobach nie za każdym razem da się rozważyć każdy plik ręcznie, dlatego zakres sprawdzeniu warto ustalić na podstawie wieku dokumentów, ich znaczenia i ryzyka związanego z błędami. Należy także rozstrzygnąć, które materiały można połączyć, a które muszą zachować odrębną historię.

Na organizację elektronicznego archiwum wpływają również zasady dostępu, przechowywania i udostępniania informacji oprócz miejscem ich pierwotnego zapisania. Praca zdalna, współdzielenie plików oraz korzystanie z urządzeń mobilnych sprawiają, że dokumenty mogą być otwierane w różnorakich ustaleniach i przez osoby wykonujące odmienne zadania. Uprawnienia powinny odpowiadać tym potrzebom, a równocześnie uwzględniać ograniczenia wynikające z rodzaju danych i obowiązujących przepisów. Warto ustalić, czy użytkownik może wyłącznie odczytać dokument, czy również go zmienić, ściągnąć lub przekazać dalej. Bardzo ważna jest również procedura odbierania dostępu po zmianie zadań lub zakończeniu współpracy. Następnym zagadnieniem pozostaje okres przechowywania. Dokumenty nie powinny być usuwane jedynie dlatego, że przestały być potrzebne w bieżącej pracy, ponieważ mogą podlegać określonym wymogom prawnym albo wewnętrznym zasadom rozliczania spraw. Z drugiej strony bezterminowe gromadzenie wszystkich materiałów zwiększa ilość danych wymagających testom. Potrzebne są więc reguły określające moment przeglądu dokumentacji, sposób zatwierdzania usunięcia oraz postępowanie w razie sporu albo obowiązku zachowania akt. Niezależnie od przyjętego modelu powinno się też uwzględnić kopie zapasowe, możliwość odtworzenia danych i okresowe sprawdzanie, czy zapisane pliki wciąż są dostępne w czytelnej postaci.

Sprawdź tutaj: kontrola czasu pracy pracownika.