Dokumenty stanowią zapis wielu działań podejmowanych podczas prowadzenia działalności, od ustaleń z klientami po wewnętrzne decyzje i rozliczenia. Ich znaczenie nie za każdym razem jest widoczne w chwili zaprojektowania pliku. Dopiero po kilku miesiącach może pojawić się potrzeba sprawdzenia detali umowy, odszukania załącznika lub ustalenia, na jakiej bazie podjęto określoną decyzję.

Właśnie dlatego sposób porządkowania dokumentacji powinien uwzględniać nie tylko i wyłącznie bieżące potrzeby, ale też możliwość odtworzenia wcześniejszych zdarzeń. Program do zarządzania dokumentami może łączyć pliki z konkretnymi sprawami, rejestrować daty ich dodania i przechowywać informacje o osobach odpowiedzialnych za poszczególne czynności. Przy podejmowaniu struktury danych warto rozróżnić dokumenty opisujące ten sam temat od dokumentów, które de facto należą do jednej sprawy. Np, kilka umów może dotyczyć tego samego kontrahenta, ale każda z nich mieć inny termin obowiązywania, zakres i historię modyfikacji. Umieszczenie wszystkich materiałów w jednym folderze nie zawsze wystarcza. Potrzebne są takie oznaczenia, które pozwolą rozpoznać różnice bez konieczności otwierania każdego pliku. Istotne jest również regularne sprawdzanie poprawności opisów, ponieważ błędne przypisanie dokumentu może utrudnić jego odnalezienie nawet wówczas, gdy sam plik został zachowany.

Organizacja obiegu dokumentacji wiąże się z określeniem zasad przekazywania informacji w gronie osobami i działami. W niektórych procesach dokument przechodzi przez kilka etapów sprawdzania, w innych wystarczy jego rejestracja i zapisanie w najlepszym miejscu. Warto ustalić te różnice przed wprowadzeniem wspólnych procedur. Jeżeli wszystkie materiały będą wymagały takiej samej liczby akceptacji, proste zadania mogą niepotrzebnie się wydłużać. Z kolei brak sprawdzeniu przy dokumentach wymagających formalnego zatwierdzenia może prowadzić do wykorzystania niekompletnych lub nieaktualnych danych. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja obejmują także uwarunkowanie, co dzieje się z plikiem po zakończeniu danego etapu. Dokument może zostać przekazany do realizacji, uzupełniony o dodatkowe informacje albo wycofany z dalszego obiegu. Każda z tych sytuacji powinna być należycie oznaczona, by użytkownik wiedział, czy ma do czynienia z wersją roboczą, aktualną czy nieobowiązującą. W praktyce przydatne jest także zachowanie informacji o powodach wprowadzenia przemian. Sama data przekształceń nie objaśnia, dlaczego zmieniono tekst i kto podjął taką decyzję. Przy dokumentach związanych z zamówieniami, reklamacjami lub rozliczeniami taki kontekst może mieć znaczenie podczas późniejszego wyjaśniania przebiegu sprawy.

Osobnym obszarem jest przygotowanie dokumentacji do długotrwałego przechowywania. W tym przypadku powinno się rozpatrzyć nie tylko miejsce zapisu, lecz także możliwość odczytania plików po wielu latach. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować zasoby według dat, kategorii, numerów spraw oraz innych opisów, niemniej jednak nie zastępuje testom jakości zakumulowanych materiałów. Podczas przenoszenia starszych dokumentów mogą ujawnić się braki w załącznikach, niezgodności między nazwą pliku a jego tekstem lub kilka kopii różniących się pojedynczymi zapisami. Nie każdą powtarzającą się kopię trzeba w sposób automatyczny usuwać. Jedna wersja może zawierać podpis, adnotację lub potwierdzenie odbioru, których nie ma w pozostałych egzemplarzach. Dlatego przed porządkowaniem większego zbioru powinno się określić zasady rozpoznawania duplikatów i sposób postępowania z dokumentami o niejasnym statusie. Przy skanowaniu papierowych akt znaczenie ma kolejność stron, czytelność tekstu a także zgodność pliku z oryginałem. Automatyczne rozpoznawanie tekstu może ułatwić wyszukiwanie konkretnych informacji, lecz błędnie odczytane numery, daty czy nazwiska wymagają korekty. W sytuacji materiałów o istotnym znaczeniu formalnym zakres weryfikacji powinien być dostosowany do ryzyka pominięcia albo zniekształcenia danych.

Na organizację archiwum wpływają też zmiany przepisów, struktury organizacyjnej a także stosowanych narzędzi informatycznych. Dokumenty mogą być przechowywane przez różne okresy, zależnie od ich rodzaju i obowiązujących wymagań. Z tego względu potrzebne są zasady określające moment rozpoczęcia okresu przechowywania, sposób jego kontrolowania a także warunki usuwania materiałów. Nie należy przyjmować, że zakończenie współpracy z klientem lub zamknięcie projektu w sposób automatyczny znaczy możliwość zniszczenia całej dokumentacji. Część plików może wciąż podlegać obowiązkowi zachowania albo być potrzebna w związku z trwającymi rozliczeniami. Jednocześnie dostęp do archiwum powinien odpowiadać zakresowi obowiązków użytkowników. Prawo do przeglądania dokumentów nie musi oznaczać prawa do ich edycji, pobierania czy usuwania. Ważne jest również postępowanie w przypadku zmiany stanowiska lub odejścia osoby, która wcześniej odpowiadała za dane materiały. Odrębnej sprawdzeniu wymagają kopie zapasowe i sposobność odtworzenia plików po awarii. Przy wieloletnim przechowywaniu trzeba przy tym sprawdzać, czy używane formaty nadal można otworzyć i czy przenoszenie dokumentów do nowych systemów nie zmienia ich treści ani istotnych właściwości. Takie działania stanowią część utrzymania dokumentacji, a nie jedynie jednorazowy odcinek jej uporządkowania.

Sprawdź tutaj: rejestracja czasu pracy pracownika.