Dokumentacja w organizacji często powstaje w różnych miejscach i na różnorakich etapach realizacji zadań. Część plików trafia do poczty elektronicznej, inne są zapisywane na dyskach lokalnych, a dokumenty papierowe pozostają w segregatorach albo teczkach przypisanych do konkretnych spraw. Z zdarza się, że taki podział utrudnia ustalenie, która wersja jest aktualna i gdzie znajduje się pełna dokumentacja.

Program do zarządzania dokumentami może służyć do uporządkowania tych zasobów a także określenia zasad ich obiegu. Ważnym elementem jest sposób przypisywania plików do spraw, kontrahentów, projektów lub okresów rozliczeniowych. Warto a przy tym unikać tworzenia zbyt wielu dziedzinie, ponieważ użytkownicy mogą posiadać trudności z wyborem właściwej. Znacząca jest też spójność nazewnictwa. Jeśli jedna osoba zapisuje datę na początku nazwy, a inna używa numer sprawy albo skrót działu, późniejsze wyszukiwanie staje się mniej przewidywalne. Uwarunkowanie wspólnych reguł pozwala ograniczyć takie rozbieżności, niemniej jednak wymaga ich stosowania przez wszystkie osoby pracujące z dokumentacją.

W codziennej organizacji pracy administrowanie dokumentami i archiwizacja wiążą się też z kontrolą terminów a także odpowiedzialności za poszczególne materiały. Umowa może wymagać sprawdzenia przed upływem określonego terminu, faktura musi zostać powiązana z odpowiednim rozliczeniem, a dokument wewnętrzny może wymagać zatwierdzenia przez kilka osób. Jeśli te czynności odbywają się bez ustalonego obiegu, łatwo przeoczyć wiadomość lub pozostawić sprawę bez dalszego działania. Elektroniczny system może rejestrować kolejne etapy pracy, wskazywać osobę odpowiedzialną i przechowywać informacje o dokonanych zmianach. Samo uruchomienie takich funkcji nie rozwiązuje natomiast problemów organizacyjnych. Najpierw powinno się ustalić, które dokumenty wymagają akceptacji, kto może ją przeprowadzić i co powinno się zrobić w przypadku nieobecności osoby decyzyjnej. W innym wypadku cyfrowy obieg może odtwarzać te same opóźnienia, które przedtem występowały przy dokumentach papierowych. Znaczenie ma też określenie, czy pracownicy mogą samodzielnie przekształcać przypisane kategorie, usuwać pliki lub przekazywać je poza organizację.

Osobnym zagadnieniem jest przenoszenie istniejącej dokumentacji do archiwum elektronicznego. Proces ten obejmuje nie tylko i wyłącznie skanowanie, niemniej jednak także ocenę jakości plików, sprawdzanie kompletności stron i przypisywanie odpowiednich opisów. W starszych zbiorach mogą występować nieczytelne kopie, brakujące załączniki lub kilka sztuk tego samego dokumentu z różnymi adnotacjami. Nie za każdym razem można w tej samej chwili wyeliminować duplikaty, ponieważ poszczególne wersje mogą posiadać znaczenie dla historii sprawy. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może wspierać szukanie według dat, numerów, nazw albo innych danych opisujących zawartość pliku. W niektórych rozwiązaniach dostępne jest również rozpoznawanie tekstu ze skanów, jednakże skuteczność tej funkcji zależy między innymi od jakości obrazu, kroju pisma i układu strony. Dokumenty z pieczątkami, odręcznymi dopiskami albo słabym kontrastem mogą wymagać ręcznej weryfikacji. Przy większych zbiorach warto więc określić, które materiały będą weryfikowane z dokładnością i jak zostaną oznaczone pliki, których nie udało się poprawnie odczytać.

Na sposób przechowywania dokumentacji wpływają również oczekiwania dotyczące ochrony informacji, dostępności danych i czasu ich przechowywania. Nie wszystkie pliki powinny być widoczne dla każdego pracownika, dlatego uprawnienia powinno się dopasować do zakresu obowiązków oraz kategorii dokumentów. Inne zasady mogą dotyczyć ogólnych instrukcji, a inne dokumentacji kadrowej, danych klientów czy informacji majątkowych. Trzeba także ustalić, co dzieje się z plikami po zakończeniu sprawy, zmianie stanowiska przez pracownika lub upływie okresu archiwizacji. W praktyce istotne jest rozróżnienie usunięcia dokumentu roboczego od zniszczenia materiału, który podlega określonym obowiązkom przechowywania. Powinno się uwzględnić odpowiednie przepisy i wewnętrzne procedury, zamiast opierać decyzję tylko na dacie stworzenia pliku. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe oraz odtwarzanie danych po awarii. Samo przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej nie oznacza, że można je odzyskać w każdym momencie. Dlatego zakres zabezpieczeń, częstotliwość tworzenia kopii i sposób sprawdzania ich poprawności powinny wynikać z kategorii dokumentacji a także konsekwencji ewentualnej utraty dostępu do informacji.

Warto zobaczyć: rejestracja czasu pracy pracownika.