W codziennej pracy administracyjnej sporo czasu zajmuje ustalanie, gdzie zapisano określoną informację i czy dostępny plik zawiera obowiązujące dane. Problem pojawia się w szczególności wtedy, gdy dokumenty są przekazywane między pracownikami, zapisywane pod różnymi nazwami albo przechowywane w kilku niezależnych miejscach. Dodatkowym utrudnieniem bywają załączniki, które po zapisaniu tracą powiązanie z wiadomością, do której pierwotnie należały.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby przez przypisywanie im wspólnych oznaczeń, grupowanie według spraw oraz rejestrowanie podstawowych informacji o ich pochodzeniu. Przy ustalaniu zasad zapisu warto uwzględnić sytuacje, w których jeden dokument dotyczy kilku obszarów działalności. Przykładowo, protokół odbioru może być związany zarówno z konkretnym zamówieniem, jak i z rozliczeniem finansowym. O ile plik zostanie przypisany tylko do jednej kategorii, osoba pracująca nad drugim obszarem może mieć trudności z jego odnalezieniem. Wyjściem bywa stosowanie dodatkowych oznaczeń albo powiązań między sprawami. Ich liczba powinna natomiast pozostawać pod kontrolą, ponieważ zbyt kompleksowy system dziedzinie może utrudnić wybór właściwego opisu. Istotne jest też ustalenie, kto odpowiada za poprawianie błędnych danych i uzupełnianie brakujących informacji.

W organizacji obiegu dokumentów bardzo istotną rolę odgrywa rozdzielenie czynności związanych z przygotowaniem, sprawdzeniem i zatwierdzeniem materiału. Nie każdy plik wymaga takiej samej kontroli. Notatka ze spotkania może służyć tylko do użytku wewnętrznego, natomiast dokument dotyczący zobowiązań finansowych może wymagać potwierdzenia przez osobę uprawnioną. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja powinny uwzględniać te różnice, by procedury odpowiadały charakterowi wykonywanych obowiązków. W praktyce powinno się określić, co dzieje się, gdy dokument zawiera niedociągnięcia, wymaga uzupełnienia lub nie zostaje zatwierdzony w wyznaczonym terminie. Przydatne jest także zachowanie informacji o tym, kto wprowadził zmianę i na jakim etapie się ona pojawiła. Sama historia przeróbek nie zawsze wyjaśnia przyczynę korekty, dlatego są przypadki w których niezbędny jest dodatkowy komentarz albo zapis wyborów. Osobnym zagadnieniem pozostaje praca na kilku wersjach jednego pliku. O ile użytkownicy pobierają dokumenty na swoje urządzenia i później przesyłają je ponownie, mogą powstawać równoległe wersje, których różnice nie są w tym samym momencie widoczne. Postanowienie zasad edycji i publikowania zatwierdzonych materiałów daje możliwość ograniczyć niejasności dotyczące tego, który dokument powinno się wykorzystać w dalszych działaniach.

Przy długotrwałym przechowywaniu dokumentacji znaczenie ma sposób opisywania plików oraz sposobność odtworzenia ich kontekstu po upływie kilku lat. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać dane o autorze, dacie utworzenia, rodzaju dokumentu i powiązanej sprawie. Nie wszystkie informacje muszą być jednakże dostępne od początku. Część danych może zostać uzupełniona dopiero po weryfikacji dokumentu, a niektóre materiały wymagają indywidualnego opisu ze względu na swoją tekst. Problem pojawia się szczególnie podczas przenoszenia dużych zbiorów ze starszych systemów. Nazwy plików bywają skrócone, daty zapisane w różnorakich formatach, a część dokumentów nie ma żadnych oznaczeń. Automatyczne przeniesienie takich zasobów może zachować ich zawartość, niemniej jednak niekoniecznie zapewni poprawne przypisanie do nowych dziedzinie. Dlatego migrację warto podzielić na etapy i sprawdzać, czy dobrane dokumenty są widoczne pod właściwymi oznaczeniami a także czy można je otworzyć. Przy skanach dodatkowe znaczenie ma jakość obrazu i kompletność stron. Rozpoznawanie tekstu ułatwia wyszukiwanie treści, lecz usterki odczytu mogą dotyczyć numerów, dat albo nazw własnych. W dokumentacji, w której takie szczegóły mają znaczenie, potrzebna jest kontrola wyniku, a w razie wątpliwości też zestawienie z papierowym oryginałem.

Dokumentacja elektroniczna wymaga także określenia zasad udostępniania, przechowywania i usuwania informacji. Zakres dostępu powinien wynikać z obowiązków użytkownika, a nie tylko z jego przynależności do określonego działu. Pracownik może potrzebować wglądu w treść umowy, ale nie musi mieć prawa do zmiany jej zapisów ani usuwania załączników. W przypadku danych poufnych powinno się ponadto uwzględnić zasady przekazywania plików poza organizację i kontrolowania dostępu po zmianie zakresu obowiązków. Ważne jest również zobowiązanie, jak długo poszczególne materiały powinny być przechowywane. Termin uzależniony jest od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów i okoliczności związanych z daną sprawą. Nie trzeba zatem usuwać plików jedynie dlatego, że zakończono aktualne zadanie. Przed podjęciem takiej decyzji należy sprawdzić, czy dokument nie podlega dalszemu obowiązkowi przechowywania albo nie jest niezbędny do rozliczenia lub wyjaśnienia wcześniejszych ustaleń. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe a także procedury odtwarzania danych po awarii. Należy sprawdzać nie tylko i wyłącznie, czy kopie są tworzone, ale też czy można z nich odzyskać potrzebne pliki wraz z ich opisami i powiązaniami. Przy przechowywaniu dokumentacji przez sporo lat powinno się dodatkowo kontrolować możliwość odczytu wykorzystywanych formatów a także sposób przenoszenia materiałów do kolejnych rozwiązań technicznych.

Sprawdź również informacje na stronie: rejestracja czasu pracy pracownika.