Przygotowanie dokumentacji dla budynku wymaga spojrzenia na instalacje z punktu widzenia ich późniejszego użytkowania, a nie tylko samego etapu montażu. W praktyce pierwsze kłopoty na prawdę często wynikają z na pozór drobnych wyborów podjętych na początku. Niewłaściwie dobrana lokalizacja punktu zasilania, brak miejsca na dodatkowe urządzenie albo zbyt ciasno zaplanowana trasa przewodów mogą ujawnić się dopiero wtedy, gdy pomieszczenia są już wykończone.

Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno dlatego uwzględniać nie tylko dzisiejsze wyposażenie, ale także sposób korzystania z obiektu. Całkiem inaczej planuje się układ dla przestrzeni, w której znakomita większość urządzeń znajduje się w jednym miejscu, a zupełnie inaczej dla budynku z wieloma stanowiskami pracy, urządzeniami technicznymi czy rozproszonymi punktami komunikacji. Znaczenie ma też przewidywana intensywność użytkowania poszczególnych wnętrz, ponieważ wpływa ona na liczbę potrzebnych punktów oraz sposób podziału instalacji.

Ważną częścią prac jest określenie, gdzie będą znajdowały się elementy wymagające okresowego dostępu. Rozdzielnice, szafy teletechniczne, urządzenia sterujące czy miejsca zakończenia przewodów nie powinny być traktowane jako przypadkowe dodatki do projektu. Ich położenie wpływa później na sposobność utworzenia pomiarów, przeróbek, napraw i rozbudowy. Z doświadczenia wykonawczego wynika, że dostępność jest na prawdę bardzo często niedoceniana, zwłaszcza gdy podczas projektowania pomieszczenie wygląda jeszcze na całkowicie puste. Po zamontowaniu drzwi, zabudowy, urządzeń albo wyposażenia sytuacja może wyglądać całkiem inaczej. Należy także brać pod uwagę przestrzeń potrzebną do prowadzenia i uporządkowania przewodów. Samo znalezienie miejsca na szafę czy rozdzielnicę nie wystarcza, jeśli w przyszłości zabraknie miejsca na komfortowe doprowadzenie kolejnych kabli. Przy większej liczbie instalacji takie ograniczenia bardzo szybko stają się widoczne.

Część teletechniczna wymaga przy tym uwzględnienia sposobu przepływu informacji w gronie urządzeniami. W współzależności od przeznaczenia obiektu mogą pojawić się przewody sieciowe, systemy monitoringu, sprawdzeniu dostępu, sygnalizacji, komunikacji czy automatyki. Właściwie każdy z tych systemów może mieć inne oczekiwania, dlatego wspólne potraktowanie wszystkich przewodów jako jednej grupy prowadzi w pewnych sytuacjach do problemów podczas utworzenia. Ważne jest także oznaczenie kabli i punktów ich zakończenia. Przy niewielkiej instalacji można jeszcze relatywnie łatwo odtworzyć jej układ, ale przy rozbudowanym obiekcie bez odpowiedniej dokumentacji szybko pojawia się trudność z uwarunkowaniem, który przewód odpowiada za dokładnie sprecyzowane urządzenie. W efekcie dosłownie prosta modyfikacja może wymagać dodatkowego sprawdzania przebiegu instalacji. Z tego względu dokumentacja powinna przedstawiać stan faktyczny, a nie jedynie pierwotne założenia projektowe.

Zmiany wprowadzone podczas tworzenia są dalszym elementem, którego nie warto pomijać. W trakcie realizacji mogą pojawić się różnice między projektem a rzeczywistym układem ścian, stropów lub innych instalacji. Nierzadko zmiana wynika także z wyborów dotyczącej wyposażenia pomieszczenia. Nie każda korekta ma bardzo duże znaczenie dla całego układu, niemniej jednak każda powinna być oceniona pod kątem jej wpływu na pozostałe elementy. Przesunięcie jednego punktu może oznaczać przekształcenie długości przewodu, przebiegu trasy lub miejsca jego zakończenia. Przy większej liczbie takich przemian pierwotny rysunek przestaje odpowiadać rzeczywistości. Dlatego projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno się rozpatrywać jako proces związany także z późniejszym prowadzeniem dokumentacji. Rzeczywisty przebieg tras, zastosowane rozwiązania i wprowadzone modyfikacje mają znaczenie wtedy, gdy po kilku latach potrzebna jest rozbudowa, wymiana urządzenia albo wykonanie kolejnych prac w tej samej przestrzeni.

Zobacz także: projektant instalacji elektrycznych.