Podczas pracy z dużą ilością materiałów łatwo zauważyć, że największym problemem nie zawsze jest brak informacji, lecz trudność w późniejszym odnalezieniu tego, co faktycznie było istotne. Rozmowy, dokumenty, nagrania i wiadomości powstają w różnym czasie i na prawdę bardzo często mają odmienną formę. W tak zaistniałych okolicznościach pojawia się wykorzystanie narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję do tworzenia i porządkowania zapisów.

Notatki ai mogą powstawać na podstawie dostarczonego tekstu, transkrypcji rozmowy albo innego materiału, a następnie przyjmować bardziej uporządkowaną postać. Sposób działania uzależniony jest od konkretnego rozwiązania, dlatego nie każda funkcja będzie dostępna w każdym narzędziu. Warto również pamiętać, że automatyczne opracowanie nie jest tym samym co ręczne sporządzenie notatki. System rozpoznaje wzorce w przekazanym materiale i na tej bazie wykonuje skrót, co może prowadzić do pominięcia informacji uznanych za mniej ważne.

W praktyce dużo zależy od rodzaju materiału, który ma zostać opracowany. Krótkie spotkanie z jasno określonym tematem jest stosunkowo łatwe do uporządkowania, jednakże rozmowa, w której kilka osób zmienia wątki, używa skrótów myślowych albo odnosi się do wcześniejszych ustaleń, stawia przed takim systemem większe wymagania. AI notes mogą wtedy zaprezentować główne zagadnienia, niemniej jednak niekoniecznie zachować wszystkie współzależności między poszczególnymi wypowiedziami. Szczególną uwagę warto zwrócić na liczby, terminy, nazwy swoje a także zdania zawierające zastrzeżenia. Właśnie takie elementy mają znaczenie praktyczne, a równocześnie ich interpretacja może zależeć od kontekstu. Jeśli w źródłowym materiale występuje niejasność, automatyczne opracowanie nie musi jej rozwiązać. Może jednakże nadać jej bardziej uporządkowaną formę, przez co pierwotna niepewność będzie mniej widoczna.

Kolejnym zagadnieniem jest sposób korzystania z gotowych zapisów. Jedna osoba może potrzebować krótkiego opisu całej rozmowy, inna będzie szukała konkretnych ustaleń, a jeszcze inna zechce zachować chronologiczny przebieg wydarzeń. Z tego powodu przydatność notatki zależy nie tylko od jakości rozpoznawania treści, ale również od jej późniejszego wykorzystania. Przy dłuższych materiałach znaczenie ma sposobność szybkiego dotarcia do określonego fragmentu. Przy krótkich zapisach ważniejsza może być łatwość i czytelność. Zbyt mocne skracanie treści także może być kłopotem, ponieważ kilka zdań pozbawionych kontekstu czasem nie wystarcza do odtworzenia sensu całej rozmowy. W pracy z takimi narzędziami rozsądne jest zatem traktowanie wygenerowanego zapisu jako opracowania materiału, a nie automatycznego odpowiednika pełnego źródła. Gdy element ma znaczenie, warto odwołać się do pierwotnego tekstu lub nagrania.

Nie można pomijać także kwestii danych przekazywanych do systemu. Nagranie spotkania albo dokument mogą zawierać informacje, których nie należy udostępniać bez odpowiedniego sprawdzenia zasad przetwarzania. Dotyczy to między innymi danych osobowych, informacji zawodowych, treści wewnętrznych a także materiałów powierzonych przez inne osoby. Przed użyciem określonego rozwiązania warto zaznajomić się z jego sposobem przechowywania i przetwarzania danych oraz sprawdzić, jakie ustawienia można zmienić. Na prawdę istotna jest też kontrola gotowej notatki. Dosłownie jeżeli tekst wygląda spójnie, nie oznacza to w sposób automatyczny, że wszystkie detale zostały zapisane prawidłowo. W sytuacji treści powstających na bazie rozmów szczególne znaczenie ma jakość nagrania, wyraźne rozróżnienie mówców i ilość dostępnego kontekstu. To właśnie te czynniki na prawdę bardzo często decydują o tym, czy automatycznie przygotowany zapis będzie odpowiadał rzeczywistemu przebiegowi rozmowy.

Źródło: ai notes.