Zmiany w sposobie pracy sprawiają, że dokumentacja coraz częściej działa jednocześnie w wersji papierowej i elektronicznej. Pracownicy otrzymują pliki od klientów, zapisują ustalenia po spotkaniach, przygotowują kolejne wersje umów i przekazują dokumenty między działami. W takim środowisku kłopotem staje się nie tylko i wyłącznie liczba odłożonych materiałów, niemniej jednak również zachowanie powiązań między nimi.

Pojedynczy plik może być częścią większej sprawy, a jego tekst bez dodatkowego kontekstu bywa trudna do właściwej interpretacji. Program do zarządzania dokumentami daje możliwość przypisywanie plików do określonych procesów oraz przechowywanie informacji o ich pochodzeniu, dacie zaprojektowania i osobach odpowiedzialnych za obsługę. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania trzeba jednak uwzględnić codzienne przyzwyczajenia użytkowników. Jeśli zapisanie dokumentu wymaga uzupełnienia wielu pól, część osób może pomijać niektóre informacje lub odkładać rejestrację na późniejszy czas. Zbyt intuicyjny formularz też ma ograniczenia, ponieważ nie daje możliwość odróżnić dokumentów o podobnych nazwach. Zakres wymaganych danych powinien zatem odpowiadać prawdziwym potrzebom, a nie tylko założeniom przyjętym na etapie projektowania.

Ważną częścią organizacji dokumentacji jest postanowienie, w jaki sposób informacje przechodzą między kolejnymi etapami pracy. Dokument może zostać przygotowany przez jedną osobę, sprawdzony przez drugą, a następnie zatwierdzony przez osobę uprawnioną do podjęcia decyzji. Na każdym z takowych etapów mogą pojawić się poprawki, uwagi albo dodatkowe załączniki. Bez jasnych reguł łatwo pomylić wersję roboczą z zatwierdzoną lub nie zauważyć przekształceń wprowadzonych po wcześniejszej akceptacji. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja powinny więc uwzględniać historię zmian, status dokumentu a także zasady przekazywania odpowiedzialności. Przydatne jest także określenie, które czynności wymagają potwierdzenia i kiedy trzeba ponownie skierować plik do sprawdzenia. Oczywiście nie każdy dokument musi przechodzić przez taki sam proces. Prosta notatka wewnętrzna może wymagać tylko zapisania, w trakcie gdy umowa lub dokument finansowy może podlegać kilku etapom kontroli. Rozróżnienie tych przypadków daje możliwość uniknąć sytuacji, w której drobne sprawy są obsługiwane z taką samą liczbą formalności jak dokumenty o większym znaczeniu. Powinno się też pamiętać, że automatyczne powiadomienie o oczekującym zadaniu nie zastępuje jasno określonej odpowiedzialności za jego wykonanie.

Osobnego podejścia wymaga dokumentacja przechowywana przez sporo lat. W starszych zbiorach mogą znajdować się pliki zapisane w formatach, których obsługa z w pewnych przypadkach staje się trudniejsza, a także dokumenty pozbawione opisów ułatwiających ich identyfikację. Przy przenoszeniu takich materiałów do nowego środowiska powinno się sprawdzić, czy zachowano kompletność danych, strukturę folderów i powiązania z prowadzonymi sprawami. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować materiały według ustalonych kryteriów a także umożliwiać szukanie na bazie opisów albo treści plików. Efekt wyszukiwania zależy natomiast od jakości danych wejściowych. Jeżeli data została błędnie przypisana lub numer sprawy zawiera literówkę, dokument może nie pojawić się na liście rezultatów. W przypadku skanów znaczenie ma również jakość obrazu a także poprawność rozpoznawania tekstu. Dlatego migracja dokumentacji powinna obejmować kontrolę próbek, wykrywanie brakujących plików i sprawdzanie, czy dokumenty można prawidłowo otworzyć. Przy dużych zasobach nie zawsze da się prześledzić właściwie każdy plik ręcznie, dlatego zakres testom warto ustalić na podstawie wieku dokumentów, ich znaczenia i ryzyka związanego z błędami. Powinno się również rozstrzygnąć, które materiały można połączyć, a które muszą zachować odrębną historię.

Na organizację elektronicznego archiwum wpływają także zasady dostępu, przechowywania i udostępniania informacji oprócz miejscem ich pierwotnego zapisania. Praca zdalna, współdzielenie plików a także używanie z urządzeń mobilnych sprawiają, że dokumenty mogą być otwierane w różnorakich warunkach i przez osoby wykonujące odmienne zadania. Uprawnienia powinny odpowiadać tym potrzebom, a równocześnie uwzględniać ograniczenia wynikające z działu danych i obowiązujących przepisów. Warto ustalić, czy użytkownik może tylko odczytać dokument, czy też go przemienić, pobrać albo przekazać dalej. Na prawdę istotna jest również procedura odbierania dostępu po zmianie obowiązków lub zakończeniu współpracy. Następnym zagadnieniem pozostaje okres przechowywania. Dokumenty nie powinny być usuwane tylko dlatego, że przestały być potrzebne w aktualnej pracy, ponieważ mogą podlegać określonym wymogom prawnym albo wewnętrznym zasadom rozliczania spraw. Z drugiej strony bezterminowe gromadzenie wszystkich materiałów zwiększa ilość danych wymagających kontroli. Potrzebne są zatem reguły określające moment przeglądu dokumentacji, sposób zatwierdzania usunięcia oraz postępowanie w razie sporu albo obowiązku zachowania akt. Niezależnie od przyjętego modelu trzeba też uwzględnić kopie zapasowe, sposobność odtworzenia danych i okresowe sprawdzanie, czy zapisane pliki nadal są dostępne w czytelnej postaci.

Warto sprawdzić: program do zarządzania dokumentami.