Nagrania dźwiękowe są aktualnie wykorzystywane w bardzo wielu przypadkach, w których niezbędne jest zachowanie przebiegu rozmowy lub wypowiedzi. Mogą dotyczyć spotkań, rozmów zawodowych, badań, wywiadów albo innych wydarzeń, podczas których przekazywane są istotne informacje. Samo odsłuchanie pliku audio nie zawsze pozwala bardzo szybko odnaleźć potrzebne fragmenty, zwłaszcza gdy materiał trwa kilka godzin i zawiera sporo wątków.

W takich wypadkach przygotowywane są transkrypcje nagrań, czyli dokładne zapisy treści mówionej w formie tekstu. W trakcie ich tworzenia znaczenie ma nie tylko i wyłącznie zapis słów, niemniej jednak również zachowanie kolejności wypowiedzi a także właściwe przypisanie ich konkretnym osobom.

Praktyka pracy z materiałami audio pokazuje, że prawie każde nagranie może stawiać inne wymagania. Przeciwnie wygląda opracowanie wyraźnej rozmowy prowadzonej przez dwie osoby, a zupełnie inaczej zapis dyskusji, w której uczestniczy kilka osób jednocześnie. Problemem mogą być niewyraźne głosy, zakłócenia techniczne, dźwięki otoczenia lub fragmenty, w których rozmówcy wypowiadają się bardzo szybko (polecam: stenogram cennik). W takich okolicznościach niezbędne jest zachowanie ostrożności przy odtwarzaniu treści, ponieważ niewłaściwie rozpoznane frazę może przemienić sens całej wypowiedzi. Zapis powinien odzwierciedlać materiał źródłowy, a nie interpretować go według własnych założeń.

W określonych sprawach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, ponieważ dokument tego typu może być wykorzystywany w trakcie analizy materiałów związanych z postępowaniem. Przygotowanie takiego zapisu wymaga zwrócenia sugestie na detale, takie jak dokładna kolejność zdań, wskazanie rozmówców a także oznaczenie miejsc, w których nagranie jest nieczytelne. Niektóre fragmenty mogą wymagać ponownego odsłuchania lub porównania z innymi częściami rozmowy. Istotne jest także zachowanie naturalnego przebiegu wypowiedzi, ponieważ sposób formułowania zdań, przerwy czy niedokończone myśli mogą posiadać znaczenie przy późniejszej ocenie treści.

Stenogramy przygotowuje się także w innych sytuacjach, gdy niezbędny jest pisemny zapis rozmów lub wystąpień. Mogą one dotyczyć zebrań, konferencji, przesłuchań lub wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. W zależności od przeznaczenia dokumentu stosuje się różnorakie sposoby zapisu, od wiernego odwzorowania wypowiedzi po bardziej uporządkowaną wersję ułatwiającą późniejsze czytanie. Ostateczna metoda zależy od rodzaju nagrania, oczekiwanego poziomu szczegółowości oraz tego, jakie informacje mają zostać zachowane w gotowym tekście.

Zobacz więcej: transkrypcja do sądu.