Nagranie rozmowy może zawierać znacznie więcej informacji, niż wynikałoby z pobieżnego odsłuchania. Wypowiedzi często są przerywane, rozmówcy wchodzą sobie w słowo, a część zdań pozostaje niedokończona. Dopiero przy dokładnym odsłuchiwaniu widać, jak wiele elementów powinno się uwzględnić podczas tworzenia zapisu.

Transkrypcja nagrań polega na przeniesieniu wypowiedzi z formy dźwiękowej do tekstu, niemniej jednak sposób zaprojektowania takiego zadania uzależniony jest od przeznaczenia materiału. Całkiem inaczej można opracować rozmowę przeznaczoną do późniejszego przeczytania, a zupełnie inaczej zapis, w którym istotne jest zachowanie możliwie wiernego przebiegu wypowiedzi. Znaczenie moraz jakość pliku. Szum tła, pogłos, cichy głos lub kilka osób mówiących równocześnie mogą utrudnić właściwe rozpoznanie słów. W tak zaistniałych okolicznościach nie należy uzupełniać brakujących fragmentów na bazie przypuszczeń. Lepszym wyjściem jest wyraźne zaznaczenie, że konkretny fragment jest nieczytelny albo trudny do ustalenia.

W przypadku materiałów używanych w sprawach prawnych szczególnej uwagi wymaga dokładność zapisu. Transkrypcja do sądu może obejmować rozmowy telefoniczne, przesłuchania, spotkania, wiadomości głosowe czy inne nagrania, które mają znaczenie dla określonego postępowania. W takim dokumencie istotna jest kolejność wypowiedzi a także sposobność łatwego odnalezienia konkretnego miejsca w materiale źródłowym. Z tego powodu przydatne bywają oznaczenia czasu, podział na poszczególnych rozmówców i konsekwentne stosowanie tych samych oznaczeń w całym dokumencie. Nie należy a przy tym poprawiać wypowiedzi w taki sposób, by brzmiała bardziej logicznie niż na oryginalnym nagraniu. Niedociągnięcia językowe, powtórzenia czy urwane zdania mogą stanowić część rzeczywistego przebiegu rozmowy (więcej informacji:stenogram cennik). O ile materiał ma być w przyszłości oceniany w konkretnym postępowaniu, znaczenie ma także to, czy dokument przedstawia dosłowną treść nagrania, czy tylko jego uporządkowaną wersję. Te dwa podejścia nie są tym samym i nie zawsze można je używać zamiennie.

Pojęcie stenogram jest związane z wiernym zapisem wypowiedzi, jednakże w praktyce metoda takiego dokumentu może być dostosowana do charakteru nagrania. Przy większej liczbie uczestników samo rozpoznanie głosów bywa wyzwaniem, zwłaszcza gdy osoby mają podobną barwę głosu albo nagranie zostało zrobione z większej odległości. Pomocny jest wtedy kontekst rozmowy, niemniej jednak nie powinien on prowadzić do dopisywania treści, których nie można usłyszeć. Osobną kwestią są nazwy swoje, nazwiska, numery, daty i specjalistyczne określenia. Pomyłka w jednym słowie może zmodyfikować znaczenie całej wypowiedzi, dlatego takie fragmenty wymagają dodatkowego sprawdzenia. W sytuacji niepewności warto zachować informację o problemie zamiast przedstawiać domysł jako fakt. Dotyczy to także sytuacji, w której rozmówca mówi niewyraźnie albo jednocześnie wypowiada się kilka osób.

Na sposób przygotowania zapisu wpływa też to, jak będzie on w przyszłości wykorzystywany. Jeżeli już treść ma służyć głównie do analizy treści, można zastosować układ ułatwiający szybkie szukanie konkretnych fragmentów. Przy dokumentach związanych z materiałem dowodowym większe znaczenie może posiadać zachowanie kolejności wypowiedzi i dokładne wskazanie miejsca w nagraniu. Warto też pamiętać, że treść nie oddaje wszystkich cech komunikacji ustnej. Ton głosu, długość ciszy, sposób wypowiedzenia określonego słowa czy reakcje pozostałych osób mogą mieć znaczenie, którego nie da się w pełni pokazać samymi zdaniami. Dlatego oznaczenia dotyczące pauz, śmiechu, hałasu w tle lub jednoczesnych wypowiedzi powinny być stosowane wówczas, gdy faktycznie pomagają odtworzyć przebieg rozmowy. W szczególności przy długich nagraniach liczy się konsekwencja, ponieważ zmienianie zasad zapisu w połowie dokumentu może utrudnić późniejsze korzystanie z przygotowanego materiału.

Warto zobaczyć: transkrypcja nagrań.