Zmiany w sposobie pracy sprawiają, że dokumentacja bardzo często działa równocześnie w wersji papierowej i elektronicznej. Pracownicy otrzymują pliki od klientów, zapisują ustalenia po spotkaniach, przygotowują kolejne wersje umów i przekazują dokumenty między działami. W takim środowisku problemem staje się nie tylko i wyłącznie liczba oszczędzonych materiałów, ale też zachowanie powiązań między nimi.

Pojedynczy plik może być częścią większej sprawy, a jego treść bez dodatkowego kontekstu bywa trudna do właściwej interpretacji. Program do zarządzania dokumentami pozwala przypisywanie plików do określonych procesów oraz przechowywanie informacji o ich pochodzeniu, dacie utworzenia i osobach odpowiedzialnych za obsługę. Przy planowaniu takiego rozwiązania powinno się natomiast uwzględnić codzienne przyzwyczajenia użytkowników. Jeżeli zapisanie dokumentu wymaga uzupełnienia wielu pól, część osób może pomijać niektóre informacje albo odkładać rejestrację na później. Zbyt prosty formularz również ma ograniczenia, ponieważ nie umożliwia odróżnić dokumentów o podobnych nazwach. Zakres wymaganych danych powinien więc odpowiadać prawdziwym potrzebom, a nie jedynie założeniom przyjętym na etapie projektowania.

Ważną częścią organizacji dokumentacji jest uwarunkowanie, w jaki sposób informacje przechodzą między kolejnymi etapami pracy. Dokument może zostać przygotowany przez jedną osobę, sprawdzony przez drugą, a następnie zatwierdzony przez osobę uprawnioną do podjęcia decyzji. Na każdym z takowych etapów mogą pojawić się poprawki, uwagi lub dodatkowe załączniki. Bez jasnych reguł łatwo pomylić wersję roboczą z zatwierdzoną lub nie zauważyć zmian wprowadzonych po wcześniejszej akceptacji. Administrowanie dokumentami i archiwizacja powinny więc uwzględniać historię przekształceń, status dokumentu oraz zasady przekazywania odpowiedzialności. Przydatne jest również określenie, które czynności wymagają potwierdzenia i kiedy trzeba ponownie skierować plik do sprawdzenia. Nie każdy dokument musi przechodzić przez bardzo podobny proces. Prosta notatka wewnętrzna może wymagać tylko zapisania, w trakcie gdy umowa albo dokument finansowy może podlegać kilku etapom kontroli. Rozróżnienie tych przypadków pozwala uniknąć sytuacji, w której drobne sprawy są obsługiwane z taką samą liczbą formalności jak dokumenty o większym znaczeniu. Należy też pamiętać, że automatyczne powiadomienie o oczekującym zadaniu nie zastępuje jasno określonej odpowiedzialności za jego wykonanie.

Osobnego podejścia wymaga dokumentacja przechowywana przez sporo lat. W starszych zbiorach mogą znajdować się pliki zapisane w formatach, których obsługa z w pewnych sytuacjach staje się trudniejsza, a także dokumenty pozbawione opisów ułatwiających ich identyfikację. Przy przenoszeniu takich materiałów do nowego środowiska powinno się sprawdzić, czy zachowano kompletność danych, strukturę folderów i powiązania z prowadzonymi sprawami. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować materiały według ustalonych kryteriów oraz umożliwiać wyszukiwanie na bazie opisów albo treści plików. Efekt wyszukiwania zależy jednakże od jakości danych wejściowych. Jeżeli już data została błędnie przypisana lub numer sprawy zawiera literówkę, dokument może nie pojawić się na liście wyników. W sytuacji skanów znaczenie ma też jakość obrazu a także poprawność rozpoznawania tekstu. Dlatego migracja dokumentacji powinna obejmować kontrolę próbek, wykrywanie brakujących plików i sprawdzanie, czy dokumenty można prawidłowo otworzyć. Przy dużych zasobach nie za każdym razem da się prześledzić właściwie każdy plik ręcznie, dlatego zakres sprawdzeniu warto ustalić na podstawie wieku dokumentów, ich znaczenia i ryzyka związanego z błędami. Należy też rozstrzygnąć, które materiały można połączyć, a które muszą zachować odrębną historię.

Na organizację elektronicznego archiwum wpływają też zasady dostępu, przechowywania i udostępniania informacji oprócz miejscem ich pierwotnego zapisania. Praca zdalna, współdzielenie plików a także używanie z urządzeń mobilnych sprawiają, że dokumenty mogą być otwierane w różnych ustaleniach i przez osoby wykonujące odmienne zadania. Uprawnienia powinny odpowiadać tym potrzebom, a jednocześnie uwzględniać ograniczenia wynikające z działu danych i obowiązujących przepisów. Warto ustalić, czy użytkownik może tylko odczytać dokument, czy również go zmodyfikować, pobrać albo przekazać dalej. Ważna jest też procedura odbierania dostępu po zmianie obowiązków albo zakończeniu współpracy. Następnym zagadnieniem pozostaje okres przechowywania. Dokumenty nie powinny być usuwane wyłącznie dlatego, że przestały być potrzebne w panującej pracy, ponieważ mogą podlegać określonym wymogom prawnym albo wewnętrznym zasadom rozliczania spraw. Z drugiej strony bezterminowe gromadzenie wszystkich materiałów zwiększa ilość danych wymagających testom. Potrzebne są zatem reguły określające moment przeglądu dokumentacji, sposób zatwierdzania usunięcia oraz postępowanie w razie sporu albo obowiązku zachowania akt. Niezależnie od przyjętego modelu trzeba też uwzględnić kopie zapasowe, możliwość odtworzenia danych i okresowe sprawdzanie, czy zapisane pliki wciąż są dostępne w czytelnej postaci.

Dodatkowe informacje: kontrola czasu pracy pracownika.