Sposób zastosowania budynku często zmienia się szybciej, niż zakładano na początku inwestycji. Ukazują się nowe urządzenia, zmienia się układ stanowisk, a pomieszczenia otrzymują inne funkcje. Z tego powodu już na etapie przygotowywania dokumentacji warto prześledzić nie tylko bieżące potrzeby, lecz również te elementy, które mogą posiadać znaczenie w kolejnych latach.

Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych wymaga w tym przypadku uwzględnienia wielu współzależności. Liczy się rozmieszczenie odbiorników, sposób prowadzenia przewodów, dostęp do urządzeń oraz sposobności zaprojektowania późniejszych przeróbek. Zbyt dokładne planowanie pod dzisiejsze wyposażenie również może być problemem, o ile założenia bardzo szybko się zdezaktualizują. W praktyce trzeba zatem odnaleźć rozwiązanie pośrednie, czyli przewidzieć najbardziej prawdopodobne kierunki przeróbek bez niepotrzebnego rozbudowywania całej infrastruktury.

Na decyzje projektowe wpływa też rodzaj materiałów i sposób ich prowadzenia. Przewody mogą być umieszczane w ścianach, przestrzeniach instalacyjnych, kanałach, korytach czy innych przygotowanych trasach. Każde z tych rozwiązań ma własne ograniczenia. Znaczenie ma dostępna przestrzeń, liczba przewodów, możliwość ich późniejszego rozdzielenia a także warunki panujące w miejscu prowadzenia instalacji. Przy większej liczbie kabli samo znalezienie wolnej przestrzeni nie za każdym razem wystarcza. Trzeba jeszcze przewidzieć sposób ich ułożenia i późniejszego dostępu. W praktyce problemy ukazują się wówczas, gdy kilka systemów zostało zaplanowanych niezależnie, a ich trasy spotykają się w jednym, ograniczonym miejscu. Wtedy konieczne może być przesunięcie punktów, zmiana przebiegu trasy albo przeorganizowanie sposobu prowadzenia przewodów. Takie decyzje wpływają na kolejne etapy robót, dlatego koordynacja różnorakich instalacji ma znaczenie już w trakcie tworzenia dokumentacji.

Ważną kwestią jest również implementację instalacji do charakteru wnętrz. W przestrzeni biurowej ważne mogą być punkty zasilania i transmisji danych przy stanowiskach pracy, jednakże w pomieszczeniach technicznych większą rolę odgrywają urządzenia sterujące, zasilające i komunikacyjne. Z kolei miejsca, w których przewiduje się przekształcenie aranżacji, wymagają nieco innego podejścia. Nie zawsze da się przewidzieć dokładne położenie każdego urządzenia, dlatego część punktów może wymagać pozostawienia pewnej elastyczności. Dotyczy to również instalacji teletechnicznych, gdzie lokalizacja urządzenia końcowego może zostać zmieniona wraz z układem wyposażenia. Z praktycznego punktu widzenia ważne jest, aby punkt nie tylko i wyłącznie znajdował się na właściwej ścianie, niemniej jednak też był dostępny po zamontowaniu mebli i innych elementów. Dopiero wówczas można oszacować, czy przyjęte rozwiązanie odpowiada rzeczywistemu sposobowi korzystania z pomieszczenia.

Na finalny kształt dokumentacji wpływają również informacje pojawiające się podczas realizacji. Projekt może zakładać określony przebieg trasy, ale wykonanie natrafia na szczegół konstrukcyjny, zmianę wysokości zabudowy lub inną instalację, której nie można było uwzględnić w pierwotnym układzie. W takich sytuacjach zmiana jest w pewnych sytuacjach konieczna, lecz nie powinna być traktowana jako oderwana od pozostałej części instalacji. Przesunięcie przewodu może przemienić jego długość, miejsce zakończenia lub sposób dojścia do urządzenia. Przy większym obiekcie wręcz niewielkie modyfikacje mogą się kumulować. Dlatego istotne jest, by po zakończeniu prac dokumentacja uwzględniała faktyczny przebieg instalacji, a nie tylko pierwotny projekt. Ma to znaczenie przy późniejszym wierceniu, przebudowie pomieszczeń, wymianie urządzeń oraz rozbudowie poszczególnych systemów, kiedy znajomość rzeczywistego układu przewodów staje się praktyczną informacją potrzebną do zaplanowania kolejnych prac.

Zobacz również: projektant instalacji elektrycznych.