Przygotowanie dokumentacji dla budynku wymaga spojrzenia na instalacje z punktu widzenia ich późniejszego użytkowania, a nie tylko i wyłącznie samego etapu montażu. W praktyce pierwsze kłopoty na prawdę bardzo często wynikają z na pozór drobnych decyzji podjętych na początku. Niewłaściwie dobrana lokalizacja punktu zasilania, brak miejsca na dodatkowe urządzenie albo zbyt ciasno zaplanowana trasa przewodów mogą ujawnić się dopiero wówczas, gdy pomieszczenia są już wykończone.

Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno dlatego uwzględniać nie tylko dzisiejsze wyposażenie, niemniej jednak także sposób korzystania z obiektu. Całkiem inaczej planuje się układ dla przestrzeni, w której znacząca większość urządzeń znajduje się w jednym miejscu, a całkiem inaczej dla budynku z wieloma stanowiskami pracy, urządzeniami technicznymi czy rozproszonymi punktami komunikacji. Znaczenie ma również przewidywana intensywność użytkowania poszczególnych pomieszczeń, ponieważ wpływa ona na liczbę potrzebnych punktów a także sposób podziału instalacji.

Ważną częścią prac jest określenie, gdzie będą znajdowały się elementy wymagające okresowego dostępu. Rozdzielnice, szafy teletechniczne, urządzenia sterujące czy miejsca zakończenia przewodów nie powinny być traktowane jako przypadkowe dodatki do projektu. Ich położenie wpływa w późniejszym czasie na sposobność utworzenia pomiarów, modyfikacji, napraw i rozbudowy. Z doświadczenia wykonawczego wynika, że dostępność jest na prawdę często niedoceniana, zwłaszcza gdy podczas projektowania pomieszczenie wygląda jeszcze na w pełni puste. Po zamontowaniu drzwi, zabudowy, urządzeń albo wyposażenia sytuacja może wyglądać przeciwnie. Powinno się również brać pod uwagę przestrzeń potrzebną do prowadzenia i uporządkowania przewodów. Samo znalezienie miejsca na szafę czy rozdzielnicę nie wystarcza, jeżeli w późniejszym czasie zabraknie miejsca na komfortowe doprowadzenie kolejnych kabli. Przy większej liczbie instalacji takie ograniczenia szybko stają się widoczne.

Część teletechniczna wymagco więcej uwzględnienia sposobu przepływu informacji pośród urządzeniami. W zależności od przeznaczenia obiektu mogą pojawić się przewody sieciowe, systemy monitoringu, testom dostępu, sygnalizacji, komunikacji czy automatyki. Właściwie każdy z tych systemów może mieć inne oczekiwania, dlatego wspólne potraktowanie wszystkich przewodów jako jednej grupy prowadzi w pewnych sytuacjach do problemów podczas stworzenia. Ważne jest również oznaczenie kabli i punktów ich zakończenia. Przy niewielkiej instalacji można jeszcze stosunkowo łatwo odtworzyć jej układ, niemniej jednak przy rozbudowanym obiekcie bez adekwatnej dokumentacji bardzo szybko pojawia się trudność z uwarunkowaniem, który przewód odpowiada za dokładnie sprecyzowane urządzenie. W efekcie wręcz prosta modyfikacja może wymagać dodatkowego sprawdzania przebiegu instalacji. Z tego względu dokumentacja powinna przedstawiać stan faktyczny, a nie wyłącznie pierwotne założenia projektowe.

Zmiany wprowadzone w trakcie budowy są dalszym elementem, którego nie warto pomijać. Podczas realizacji mogą pojawić się różnice między projektem a faktycznym układem ścian, stropów albo innych instalacji. W pewnych przypadkach zmiana wynika też z wyborów dotyczącej wyposażenia pomieszczenia. Nie każda korekta ma bardzo duże znaczenie dla całego układu, niemniej jednak każda powinna być oceniona pod kątem jej wpływu na pozostałe elementy. Przesunięcie jednego punktu może oznaczać przeróbkę długości przewodu, przebiegu trasy albo miejsca jego zakończenia. Przy większej liczbie takich modyfikacji pierwotny rysunek przestaje odpowiadać rzeczywistości. Dlatego projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych należy rozpatrywać jako proces związany też z późniejszym prowadzeniem dokumentacji. Rzeczywisty przebieg tras, zastosowane rozwiązania i wprowadzone modyfikacje mają znaczenie wówczas, gdy po kilku latach potrzebna jest rozbudowa, wymiana urządzenia lub wykonanie kolejnych prac w tej samej przestrzeni.

Zobacz również: projektant systemu sygnalizacji pożaru.